Problemet är ofta detsamma varje år när mäss-ångsten kommer krypande. Ja, det är viktigt att vara med. Men hur? Vad ska vi visa upp? Hur ska vi synas i myllret av intryck och utställare? Och hur kan vi se till att vi verkligen får valuta för pengarna?
Här följer tips från A till Ö som kan göra stor skillnad inför din nästa mässa. För mer tips inför just ditt mässdeltagande: hör av dig till t/r.
A Kontakta arrangören om du har frågor. De är alltid måna om sina utställare och kan svara på alla frågor som rör ditt mässdeltagande.
B Lägg upp en realistisk budget utifrån syftet med ditt deltagande och vilka mål du har satt upp.
C Fundera på hur ni ska dra folk till montern. Konkurrensen om besökarna är i regel enorm och kan man hitta någon aktivitet som väcker lite extra intresse kan det vara värt att satsa på det. ”Tävla och vinn en cykel” – men tänk på att lotterier inte är tillåtet även om det är otroligt vanligt just på mässor!
D Respektera mässans deadline för alla beställningar – de flesta arrangörer tar ut extra avgifter om du beställer sent så här finns pengar att spara!
E Utse och informera monterpersonalen. Det är viktigt att alla som ska jobba i montern är engagerade och känner till vad som ska visas på mässan. Vilka mål som finns uppsatta och vad som förväntas av var och en.
F Mässan har ofta goda relationer till och bearbetar media inför och under en mässa – ta vara på det och förbered pressinformation.
G Kanske vill ni ge bort någon passande give away. Men var lite försiktigt med vilka mängder ni lägger fram på disken – man blir förvånad över hur mycket vissa besökare orkar bära med sig ; )
H I samband med vissa mässor bokas hotellrum på orten upp år i förväg! Boka därför hotellrum i tid!
I Beställ biljetter och skicka ut till dina kunder och prospects tillsammans med en inbjudan till mässan. Gör det i god tid så att besökarna hinner planera in sitt besök.
J Att stå på en mässa i en eller flera dagar är ett hårt jobb. Försök bo så nära mässan som möjligt och lös transporterna så att det blir så smidigt som möjligt för personalen. Ha vatten och frukt tillgängligt i montern och planera bemanningen så att alla hinner ta rast.
K Ska personalen ha enhetliga kläder? Planera och beställ i tid.
L Förbered hur ni ska ta hand om de leads ni får på mässan. Att snabbt ta kontakt, skicka information och tacka för besöket är en enkel åtgärd som ger ett positiv avtryck.
M För att få ut så mycket som möjligt av ditt mässdeltagande (och för att kunna veta hur väl du lyckats) är det viktigt att bestämma vilka mål ni har. Det kan till exempel vara att generera leads, presentera nyheter, bygga kundlojalitet, positionera varumärket, nå en ny marknad eller bevaka vad konkurrenterna gör.
N Dra nytta av att du är med på en mässa och maximera din budget genom att göra ditt mässdeltagande till en nyhet. Tala om att du ska vara med på mässan på webben, i annonser, DR mm. Tänk bara på att presskontakter handlar om förtroenden, inte textreklam.
O Mässan är oftast ett myller av intryck och erbjudanden. Det finns visserligen många knep som alltid fungerar i sådana här sammanhang, men det bestående intrycket är ändå om man som besökare känt sig ombrydd. Påkostad yta i all ära, men inget slår äkta omtanke.
P Bestäm vem som ska vara projektledare eller mässkoordinator för mässan. Den här personen kan ta hjälp av andra i organisationen och/eller en extern partner men det är viktigt att ha en ledare som kan driva projektet i hamn.
Q Likt James Bonds påhittige medhjälpare Quartermaster (eller bara Q som han oftast kallas) är det bra att ha ett och annat trick i rockärmen. Speciellt i planeringen. Att kompensera en liten monteryta med att använda fler sinnen. Hur är det med ljud. Lukt? Smak? Eller kan ni appellera till någons sjätte sinne?
R Ta kontakt med din reklambyrå eller annan underleverantör och diskutera hur ni ska lägga upp projektet. Att följa företagets riktlinjer för hur varumärket bäst ska lyftas fram är lika viktigt på en mässa som i något annat sammanhang.
S Specialbyggnationer eller standardlösningar? Budget, utrymme, målsättning och även typ av mässa styr vilken sorts monter du behöver. I vissa fall är din produkt och en roll-up eller två det som krävs medan det andra gånger behövs en designad specialbyggnation för att nå dit du vill.
T Läs informationen från mässan noga. Vilka regler gäller för monter, vilka deadlines gäller – gör en tidplan!
U Kom ihåg att utvärdera er medverkan. Hur gick det? Nådde vi våra mål? Be även monterpersonalen göra en utvärdering av vad de tyckte om montern, aktiviteter, resa, boende, konkurrenter etc. Vilken var den vanligaste frågan var? Var någon fråga extra svår att besvara? etc.
V Samla på er erfarenheter och utvärderingar år från år – de blir en värdefull källa att gå tillbaka till vid nästa mässtillfälle.
X Vem är det du vill nå – egentligen? Mister X är ofta ingen bra målbild för ett mässdeltagande. Ju tydligare du kan identifiera målgruppen, desto troligare är det att du lyckas nå henne eller honom.
Y Hur ska montern kännas? Ska den vara liten och trivsam, öppen och luftig, tekniskt avancerad och exklusiv? Hur ser entrén ut och vad blir ett naturligt sätt att se sig om i montern? Oavsett hur man vill ha det är det viktigt att disponera ytan väl!
Zzzzzz Att sova gott efter några dagar på en mässa kan vi snudd på garantera.
Å Är du med på flera mässor varje år – gör en årlig utvärdering och se över vad det kostar i förhållande till vad det ger. Kanske en koncentration på ett stort evenemang skulle vara nog så värdefullt som flera mindre eller tvärtom.
Ä Fundera på om och vad ni ska bjuda på i montern. Kaffe och te liksom något kallt att dricka brukar vara välkomna inslag. Kanske även något enkelt att äta skulle vara trevligt!
Ö Ett gott råd för att slippa ovälkomna överraskningar är att planera väl och att börja arbetet i god tid.
Creative Summit
En byrå som erbjuder engagemang och erfarenhet, idéhöjd och kapacitet, koncept och kampanjer, spets och uthållighet. Med Skellefteå som vardagsrum och Sverige, Norden, Europa och världen som arbetsplats.